Положення про організаційний відділ апарату Златопільської міської ради
П О Л О Ж Е Н Н Я
про організаційний відділ апарату міської ради
1.Загальні положення
1.1. Організаційний відділ (далі – відділ) є виконавчим органом апарату Первомайської міської ради, підзвітним і підконтрольним міській раді, підпорядкованим міському голові та секретарю міської ради, який координує діяльність відділу. Відділ не є юридичною особою.
1.2. У своїй роботі відділ керується Конституцією України, Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”, «Про доступ до публічної інформації», іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Регламентами і рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також цим Положенням.
1.3. Діяльність відділу здійснюється на основі планів роботи міської ради, виконавчого комітету та планів роботи відділу.
1.4. Посадові особи, що працюють у відділі, є посадовими особами місцевого самоврядування, мають посадові повноваження щодо здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій і отримують заробітну плату за рахунок міського бюджету.
2. Основні завдання відділу
Основними завданнями відділу є:
2.1. організаційно-технічне та інформаційне забезпечення роботи міської ради, постійних та інших комісій міської ради;
2.2. надання методичної допомоги депутатам міської ради у здійсненні ними своїх повноважень, забезпечення депутатів офіційними виданнями та інформаційними матеріалами ради;
2.3. надання методичної допомоги виконавчим органам міської ради в організації роботи з підготовки проектів рішень міської ради, в роботі з дорученнями виборців, депутатськими запитами та зверненнями;
2.4. організаційне забезпечення проведення загальноміських заходів , які проводить міська рада та її виконавчі органи;
3.Основні функції відділу
Відповідно до покладених на нього завдань організаційний відділ здійснює такі функції:
3.1. забезпечує підготовку рішень і розпоряджень на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, інших нормативних актів з питань, віднесених до компетенції відділу;
3.2. з урахуванням пропозицій депутатів та постійних комісій готує перспективні і поточні плани роботи міської ради, сприяє їх виконанню;
3.3. узагальнює пропозиції міського голови і секретаря міської ради, виконавчих органів, постійних комісій, депутатів міської ради щодо внесення інших питань, крім планових, на розгляд пленарних засідань сесії міської ради;
3.4. готує проекти розпоряджень про скликання сесій;
3.5. інформує депутатів, населення міста про час і місце проведення сесій міської ради з переліком питань, що вносяться на розгляд;
3.6. готує графік засідань постійних комісій та організовує їх роботу з розгляду питань, що пропонуються до порядку денного сесій міської ради;
3.7. узагальнює рекомендації постійних комісій, зауваження та пропозиції виконавчих органів міської ради до проектів рішень міської ради;
3.8. готує проект порядку денного сесії, організовує своєчасну підготовку необхідних матеріалів та проектів рішень з питань, які виносяться на розгляд міської ради, перевіряє їх на відповідність Регламенту міської ради. Оприлюднює на офіційному веб-сайті міської ради проекти рішень міської ради та прийняті рішення відповідно до вимог Закону України “Про доступ до публічної інформації”;
3.9. готує пропозиції по проведенню сесійних засідань;
3.10. здійснює аудіо-запис сесійного засідання, оформляє протоколи пленарних засідань та забезпечує їх збереження в терміни, визначені відповідними нормативними документами та Регламентом ради, а також передачу їх у встановленому порядку в архівний відділ міської ради;
3.11. забезпечує тиражування проектів рішень, підготовку матеріалів депутатам для розгляду в постійних комісіях та на сесіях ради;
3.12. здійснює реєстрацію та тиражування прийнятих радою рішень, збереження переліків рішень ради;
3.13. здійснює своєчасне доведення рішень ради до відповідних структурних підрозділів ради, підприємств, установ, організацій, службових осіб та громадян, видає копії прийнятих радою рішень;
3.14. узагальнює пропозиції і зауваження, внесені депутатами на сесіях міської ради, бере участь у розробці заходів з їх реалізації;
3.15. надає практичну допомогу постійним комісіям міської ради в організації їхньої діяльності, організаційно забезпечує підготовку і проведення засідань, попереднє обговорення в постійних комісіях питань та проектів рішень, що виносяться на розгляд міської ради;
3.16. координує спільну діяльність постійних комісій з відділами і управліннями міської ради, іншими комісіями; сприяє постійним комісіям у підготовці матеріалів для їх розгляду на засіданнях комісії, залучаючи до цього спеціалістів виконавчих органів міської ради;
3.17. забезпечує своєчасне доведення висновків та рекомендацій постійних комісій до виконавців;
3.18. надає методичну допомогу депутатам у підготовці депутатських запитів та звернень до виконавчих органів, посадових осіб міської ради, підприємств, організацій та установ міста. Реєструє депутатські запити та звернення, здійснює контроль за своєчасним їх розглядом та вирішенням, здійснює систематичний аналіз (не рідше як один раз у квартал) та вносить відповідні пропозиції керівництву міської ради;
3.19. надає депутатам міської ради необхідну допомогу у здійсненні ними депутатських повноважень у раді, сприяє проведенню зустрічей депутатів з виборцями, трудовими колективами підприємств та організацій міста, громадськими організаціями; надає організаційну допомогу депутатами міської ради у проведенні прийому виборців;
3.20. бере участь у розробці і виданні довідників, інструкцій та посібників, необхідних для роботи міської ради та її виконавчих органів.
3.21.організовує підготовку і забезпечує навчання депутатів та працівників міської ради з питань, що відносяться до компетенції відділу;
3.22. здійснює оформлення та видачу Посвідчень помічника – консультанта депутата міської ради.
3.23. надає консультації структурним підрозділам та посадовим особам міської ради, міським бюджетним установам, керівникам комунальних підприємств з питань, що стосуються підготовки проектів рішень міської ради;
3.24. веде статистичний облік складу ради, змін у складі депутатського корпусу, постійних комісій; готує довідки та звіти з питань роботи міської ради, постійних комісій та інших комісій ради;
3.25. спільно з іншими структурними підрозділами міської ради здійснює організаційне забезпечення проведення загальноміських заходів;
3.26. здійснює підготовку і організацію проведення заходів за участю міського голови, а також нарад та виконання інших доручень керівництва;
3.27. забезпечує упорядкування документів та підготовку до здачі в архівний відділ міської ради. Щорічно готує описи справ постійного терміну зберігання;
3.28. здійснює прийом громадян з питань, що належать до компетенції відділу;
3.29. розглядає за дорученням міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами виконкому звернення громадян, установ і організацій з питань, що належать до компетенції відділу;
3.30. сприяє розвитку відкритості і прозорості у діяльності міської ради та її виконавчих органів, залучення населення до участі у місцевому самоврядуванні. Веде облік громадських слухань, зборів громадян, забезпечує зберігання протоколів громадських слухань (крім протоколів громадських слухань, на яких розглядалися проекти рішень, що мають ознаки регуляторного впливу);
3.31. сприяє проведенню виборів до органів державної влади,органів місцевого самоврядування та референдумів;
3.32. готує місячні та тижневі плани основних організаційних заходів, що проводяться у місті;
3.33. узагальнює отримані від структурних підрозділів міської ради інформації про проведені заходи. Готує щотижневу інформацію про суспільно-політичну ситуацію у місті;
3.34. організовує підготовку матеріалів до річного звіту міського голови про діяльність виконавчих органів міської ради. Готує проект звіту міського голови. Здійснює організаційну підготовку звітів міського голови перед територіальною громадою міста;
3.35. здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, регламентом міської ради, виконує доручення міського голови, секретаря міської ради, а також заступників міського голови та керуючого справами виконкому з питань, що перебувають в компетенції відділу .
4. Права відділу
В межах своїх повноважень організаційний відділ має право:
4.1. одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ, організацій інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;
4.2. за погодженням секретаря міської ради повертати структурним підрозділам міської ради, бюджетним установам, керівникам комунальних підприємств проекти рішень ради та інші документи, подані з порушенням вимог регламенту міської ради, інструкції з діловодства та інших нормативних документів;
4.3. вимагати письмового обґрунтування доцільності прийняття міською радою проектів рішень ради, розпоряджень міського голови, попереднього погодження проектів рішень керівниками відповідних структурних підрозділів міської ради та іншими посадовими і службовими особами згідно з Порядком підготовки питань на сесію міської ради та оформлення рішень;
4.4. здійснювати контроль за дотриманням законодавства про статус депутатів місцевих рад, інформувати раду про виявлені зауваження і вживати заходів щодо їх припинення;
4.5. залучати до підготовки засідань постійних комісій, сесій міської ради, нарад працівників виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян ( за погодженням з їх керівниками);
4.6. ініціювати в установленому порядку скликання нарад з питань, що належать до компетенції відділу;
4.7. вносити міському голові, секретарю ради пропозиції щодо вдосконалення організаційної роботи, спрямованої на ефективну та якісну підготовку сесій міської ради, заходів, що проводить міська рада;
4.8. брати участь у пленарних засіданнях міської ради, її постійних комісій, виконавчого комітету, нарадах при міському голові, секретарю міської ради, заступниках міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому.
5. Керівництво відділу
5.1. Організаційний відділ очолює начальник, який призначається на конкурсній основі , передбаченою законодавством України і звільняється з посади міським головою.
5.2. На посаду начальника призначається особа, яка має вищу освіту відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістр, спеціаліст.
5.3. Начальник відділу:
5.3.1. здійснює керівництво діяльністю відділу;
5.3.2. складає план роботи відділу;
5.3.3. визначає права і обов’язки працівників відділу;
5.3.4. забезпечує підготовку посадових інструкцій працівників відділу;
5.3.5. забезпечує підвищення кваліфікації працівників відділу;
5.3.6. звітує про роботу відділу перед міською радою та міським головою і секретарем міської ради;
5.3.7. несе персональну відповідальність за стан виконання покладених на відділ завдань;
5.3.8. здійснює контроль за дотриманням у відділі Регламентів міської ради та її виконавчого комітету, інструкції з діловодства;
5.3.9. розглядає у встановленому порядку пропозиції, заяви і скарги громадян з питань, віднесених до компетенції відділу, вживає заходи по усуненню причин, що їх породжують;
5.3.10. працює над удосконаленням форм і методів організаційної роботи;
5.3.11. здійснює інші повноваження відповідно до цього Положення, а також покладених на нього завдань рішеннями міської ради, її виконавчого
комітету, розпорядженнями та дорученнями міського голови і секретаря міської ради.
5.4. Начальник відділу несе персональну відповідальність за:
5.4.1. виконання покладених на відділ завдань і здійснення своїх функціональних обов'язків відповідно до цього Положення та посадової інструкції;
5.4.2. виконання рішень Первомайської міської ради та її виконавчого комітету контроль за виконанням яких покладено на відділ, а також за виконання розпоряджень і доручень міського голови та секретаря міської ради;
5.4.3. своєчасну і достовірну підготовку та подачу інформацій і звітів з питань, що входять до компетенції відділу;
5.4.4. дотримання у відділі Інструкції з діловодства у виконавчих органах Первомайської міської ради та Порядку підготовки проектів рішень на розгляд сесії міської ради;
5.4.5. відповідність завізованих ним проектів рішень, розпоряджень, інших документів організаційно-аналітичного характеру вимогам чинного законодавства;
5.4.6. схоронність справ постійного терміну зберігання до передачі їх в архівний відділ міської ради.
6. Прикінцеві положення
6.1. Відділ утримується за рахунок міського бюджету.
Граничну чисельність відділу затверджує міська рада, штатний розпис та витрати на його утримання затверджує міський голова.
6.2. Відділ має свій бланк, круглу печатку з своїм найменуванням і штампи встановленого зразка, веде діловодство відповідно до Інструкції з діловодства у виконавчих органах Первомайської міської ради.
Посадові особи відділу можуть мати службові посвідчення відповідного зразка.
6.3. Керівництво міської ради створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами.
6.4. Ліквідація і реорганізація відділу проводиться Первомайською міською радою в порядку, встановленому чинним законодавством України.
Секретар міської ради С.О. Чемшит
