ПОЛОЖЕННЯ про систему обліку публічної інформації, яка знаходиться у володінні Первомайської міської ради та її виконавчих органів
Додаток
до розпорядження міського голови
від 06 квітня 2020 року №64
ПОЛОЖЕННЯ
про систему обліку публічної інформації, яка знаходиться у володінні Первомайської міської ради та її виконавчих органів
1. Це Положення встановлює загальні вимоги щодо забезпечення збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації, в якій реєструються документи, що знаходяться у володінні Первомайської міської ради та її виконавчих органів.
2. Система обліку публічної інформації (далі – система обліку) – це електронна база даних, що містить інформацію про документи, які перебувають у володінні Первомайської міської ради та її виконавчих органів.
3. Створення, функціонування та ведення системи обліку забезпечує загальний відділ виконавчого комітету.
4. Виконавчі органи міської ради, в межах повноважень, забезпечують:
- реєстрацію документів;
- стабільну роботу системи обліку;
- оприлюднення системи обліку на офіційному сайті Первомайської міської ради;
- надання доступу до системи обліку за запитами на інформацію;
- можливість пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання інформації з системи обліку в цілому або її частин користувачами системи обліку.
5. Реєстрація документів у системі обліку здійснюється шляхом оприлюднення на офіційному сайті Первомайської міської ради та внесення в картку документа таких відомостей в електронному вигляді:
- номер облікової картки;
- назва документа;
- номер документа;
- дата створення документа;
- дата надходження документа;
- джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);
- передбачена законом підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом;
- строк обмеження доступу до інформації (у разі, якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом);
- галузь;
- ключові слова;
- тип, носій (текстовий документ, плівки, відео- та аудіозаписи тощо);
- вид (нормативні акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи);
- проекти рішень (доповідні записки, звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо);
- форма зберігання документа;
- місце зберігання документа.
У разі потреби може зазначатися додаткова інформація.
6. Система обліку ведеться державною мовою.
7. Внесення до системи обліку відомостей про документи здійснюється з урахуванням частини сьомої статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».
8. Система обліку розміщується на офіційному сайті Первомайської міської ради у розділі «Публічна інформація».
9. Виконавчі органи міської ради та їх структурні підрозділи у разі створення чи отримання ними документів, що містять публічну інформацію, зобов’язані повідомити загальний відділ для розміщення інформації в системі обліку публічної інформації на офіційному сайті Первомайської міської ради.
10. Система обліку публічної інформації, яка розміщена на офіційному сайті Первомайської міської ради, має бути захищена від несанкціонованої модифікації.
- Міський голова Микола БАКШЕЄВ
