Порядок складання, подання та розгляду запитів на публічну інформацію у Первомайській міській раді та її виконавчому комітеті"
ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядження міського голови
від 06 травня 2020 року №79
ПОРЯДОК
складання, подання та розгляду запитів на публічну інформацію
у Первомайській міській раді та її виконавчому комітеті
1.Загальні положення
1.1.Порядок складання, подання та розгляду запитів на публічну інформацію у Первомайській міській раді та її виконавчому комітеті (далі-Порядок) поширюється на всі запити на публічну інформацію, що отримані відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є Первомайська міська рада та її виконавчий комітет - це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання виконавчим комітетом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні відповідно до його повноважень.
1.3.Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані в усній, письмовій формі, телефоном, факсом, електронною поштою, за вибором запитувача, незалежно від того стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причин подання запиту.
2. Оформлення запитів на інформацію
2.1.Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються в довільній формі, але обов’язково мають містити:
- ім'я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;
- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
- підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
2.2. У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити відповідальна особа з питань доступу до публічної інформації (далі – відповідальна особа), обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.
3.Реєстрація та розгляд запитів на інформацію
3.1.Всі запити на інформацію, що надходять до Первомайської міської ради та її виконавчого комітету приймаються централізовано загальним відділом та реєструються в журналі обліку запитів на інформацію з присвоєнням реєстраційного номера.
3.2.Після реєстрації запити передаються на розгляд міському голові, який розглядає їх та визначає структурний підрозділ виконавчого комітету, у володінні якого знаходиться запитувана інформація.
3.3.відповідальна особа загального відділу фіксує у журналі виконавця, відповідального за надання відповіді на запит, термін виконання та передає запит до відповідного структурного підрозділу.
3.4.Відповіді на запити підлягають обов’язковій реєстрації у журналі вихідної кореспонденції.
3.5.Відповідь на запит надається запитувачу у тій самій формі, в якій надійшов запит, якщо запитувач не просить надати її у письмовій формі.
3.6.У разі надходження письмової кореспонденції, яка одночасно містить ознаки запиту на інформацію та звернення громадянина, така кореспонденція розглядається згідно з порядком, встановленим Законом України «Про звернення громадян» в частині,що не суперечить вимогам Закону України «Про доступ до публічної інформації». Кореспонденція, яка за своїм характером не є зверненням громадянина, розглядається згідно з порядком, визначеним Законом України «Про доступ до публічної інформації».
4.Плата за надання інформації на запит
4.1. Інформація на запит надається безкоштовно.
4.2. У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.
4.3. Розмір фактичних витрат на копіювання та друк встановлюється виконавчим комітетом в межах граничних норм, встановлених Кабінетом Міністрів України. У разі якщо не встановлено розмір плати за копіювання або друк, інформація надається безкоштовно.
4.4. При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.
5.Сроки розгляду запитів на інформацію
5.1. Відповідь на запит на інформацію надається не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.
5.2. У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.
5.3. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.
5.4. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути подовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку апитувача інформують в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.
6. Відмова в задоволенні запиту на інформацію
Первомайська міська рада та її виконавчий комітет має право відмовити в задоволенні запиту на інформацію у разі, якщо:
6.1.розпорядник інформації не володіє і не зобов’язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит. Рішення про відмову приймається за наявності таких умов: запитувана інформація фактично відсутня в розпорядженні Первомайської міської ради і її виконавчих органів та відсутній юридичний обов’язок володіти такою інформацією. Якщо в Первомайської міської ради і її виконавчих органах є обов’язок мати певну інформацію і щодо неї надійшов запит, але фактично вона відсутня, то в цьому випадку не можна відмовити в задоволенні запиту за пунктом 1 частини першої статті 22 Закону. В такому випадку відповідний структурний підрозділ повинен – залежно від способу набуття запитуваної інформації – створити або отримати її та задовольнити запит.
6.2.інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до ч. 2 ст. 6 ЗУ «Про доступ до публічної інформації».
Обмеження доступу до інформації застосовується, якщо наявні одночасно такі три умови:
-існує законний інтерес, вказаний у п. 1 ч. 2 ст. 6 Закону, для захисту якого потрібно обмеження в доступі;
-поширення інформації може завдати істотної шкоди вказаному законному інтересу;
-така істотна шкода переважає суспільний інтерес в отриманні інформації. Тобто після застосування «трискладового тесту».
Належність запитуваної інформації до конфіденційної, таємної або для службового користування на підставі ст.ст.7-9 ЗУ «Про доступ до публічної інформації», не є єдиною достатньою підставою для обмеження доступу до неї. Лише після застосування «трискладового тесту» допустиме обмеження доступу до публічної інформації, заборона на поширення якої встановлена безпосередньо законом.
Відмова у задоволенні запиту на інформацію повинна бути мотивованою та має ґрунтуватися на наявності підстав обмеження у доступі, які становлять зміст «трискладового тесту». З відмови у доступі до публічної інформації повинно вбачатися:
- якому з перелічених у п.1 ч. 2 ст. 6 ЗУ «Про доступ до публічної інформації» інтересів (далі - правомірні інтереси) відповідає обмеження, а також чому обмеження доступу відповідає зазначеному інтересу (інтересам);
- у чому конкретно полягає шкода правомірному інтересу (інтересам); яким є причинно-наслідковий зв'язок між наданням доступу та можливим настанням шкоди; чому ця шкода є істотною; яка ймовірність настання шкоди внаслідок надання доступу до інформації (п. 2 ч. 2 ст. 6 ЗУ «Про доступ до публічної інформації»);
- чому шкода від надання інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні (п. 3 ч. 2 ст. 6 ЗУ «Про доступ до публічної інформації»).
Наявність інформації в затвердженому переліку службової інформації не є підставою для автоматичного обмеження доступу до неї.
6.3.особа, яка подала запит на інформацію, не оплатила передбачені ст. 21 ЗУ «Про доступ до публічної інформації» фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком. В задоволенні запиту може бути відмовлено на підставі п. 3 ч. 1 ст. 22 Закону, якщо запитувач повідомив про свою відмову оплачувати фактичні витрати на копіювання чи друк. За відсутності такого повідомлення, опрацювання запиту, фактично, зупиняється і поновлюється як тільки запитувач оплатить витрати.
6.4.не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону. Не може вважатися неналежно оформленим (тобто з порушенням вимог ч. 5 ст. 19 Закону запит, що не містить слова «запит», посилання на Закон, обґрунтування тощо, оскільки перелік вимог до змісту запиту в ч. 5 ст. 19 ЗУ «Про доступ до публічної інформації» є вичерпним. Зокрема, в запиті має бути зазначено:
- П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є. Під іменем запитувача мається на увазі прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи – запитувача (по батькові може бути відсутнє у певних категорій осіб з огляду на національні традиції ідентифікації осіб). Якщо в запиті не вказані зазначені реквізити, то запитувачу надсилається відмова відповідно до пункту 4 частини першої статті 22 Закону.
- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо. Загальний опис інформації має бути достатньо точним, щоб можна було визначити, яка конкретна інформація запитується. Якщо це зробити неможливо, то відповідальному за опрацювання запиту працівникові необхідно уточнити у запитувача опис інформації, скориставшись контактними даними, вказаними в запиті. Якщо і після цього за описом неможливо визначити, яка інформація запитується, то щодо цієї інформації запитувачу надсилається відмова відповідно до пункту 4 частини першої статті 22 Закону. Якщо запитується копія документа – запитувач має вибір: вказати вид, назву, реквізити документа або його зміст, залежно від того, що саме йому відомо. Якщо в запиті не вказано ні виду, назви, реквізитів, ні змісту документа, то запитувачу надсилається відмова відповідно до пункту 4 частини першої статті 22 Закону.
- підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі. Якщо запит в письмовій формі не містить дати та/чи підпису, то запитувачу надсилається відмова відповідно до пункту 4 частини першої статті 22 Закону.
7. Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію
7.1. Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені цим Законом строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
7.2. У рішенні про відстрочку в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено:
- прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;
- дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;
- причини, у зв'язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений цим Законом строк;
- строк, у який буде задоволено запит;
8.Направлення запиту на публічну інформацію за належністю
У разі, якщо виконавчий комітет не володіє запитуваною інформацією, але за статусом або характером діяльності відомо хто володіє такою інформацією, загальний відділ зобов’язаний направити цей запит протягом двох днів належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.
9.Відповідальна особа з питань доступу до публічної інформації – головний спеціаліст загального відділу виконавчого комітету, а на час тимчасової відсутності (у зв’язку з відпусткою, хворобою та інше) – начальник загального відділу.
Керуючий справами Денис КОВАЛЕНКО
ГЛУЩЕНКО Ольга
