План роботи відділу на 2024 рік

№ п/п

Зміст заходів

Обґрунтування необхідності проведення заходу

Термін виконання

Виконавці/відповідальні

І. Питання, що виносяться на розгляд виконавчого комітету

1

Про стан розгляду звернень громадян, що надійшли до виконавчого комітету Первомайської міської ради

за 2023 рік

На виконання Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про доступ до публічної інформації», вимог Регламенту виконавчого комітету, Інструкції з діловодства та Положення про відділ

Лютий

Керуюча справами виконавчого комітету Первомайської міської ради, загальний відділ

2

Про стан розгляду звернень громадян, що надійшли до виконавчого комітету Первомайської міської ради

за І півріччя 2024 року

На виконання Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про доступ до публічної інформації», вимог Регламенту виконавчого комітету, Інструкції з діловодства та Положення про відділ

Липень

Керуюча справами виконавчого комітету Первомайської міської ради, загальний відділ

3

Про стан виконавської дисципліни

у роботі з документами  у виконавчому комітету Первомайської міської ради за 2023 рік

На виконання Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про доступ до публічної інформації», вимог Регламенту виконавчого комітету, Інструкції з діловодства та Положення про відділ

Лютий

Керуюча справами виконавчого комітету Первомайської міської ради, загальний відділ

4

Про стан виконавської дисципліни

у роботі з документами  у виконавчому комітету Первомайської міської ради за І півріччя 2024 року

На виконання Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про доступ до публічної інформації», вимог Регламенту виконавчого комітету та Положення про відділ

Липень

Керуюча справами виконавчого комітету Первомайської міської ради, загальний відділ

ІІ. План роботи відділу

1

Підготовка статистичного звіту по розгляду звернень громадян, які надійшли до виконавчого комітету у 2023 році та пояснювальної записки до нього, що надається до Харківської обласної держаної та Харківської обласної ради

Забезпечення конституційного права громадян на звернення, виконання Закону України «Про звернення громадян», вимог Регламенту виконавчого комітету та Положення про відділ

До 10.01.2024

ГЛУЩЕНКО О.

РЯЗАНЦЕВА Ю.

2

Аналіз стану виконавської дисципліни у роботі з документами, зверненнями громадян і запитами на інформацію у виконавчому комітеті за 2023 рік

Забезпечення конституційного права громадян на звернення, виконання Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про доступ до публічної інформації», вимог Регламенту виконавчого комітету та Положення про відділ

До 10.0.2024

ГЛУЩЕНКО О.

РЯЗАНЦЕВА Ю.

ІНДИКОВА О.

3

Підготовка доповідних записок загального відділу на засідання виконавчого комітету з питань стану з розгляду звернень громадян та проекту рішення

--//--//--//--

До 09.02.2024

До 09.07.2024

за потребою

ГЛУЩЕНКО О.

РЯЗАНЦЕВА Ю.

4

Підготовка доповідних записок відділу на засідання виконавчого комітету з питань стану виконавської дисципліни у роботі з документами та проекту рішення

--//--//--//--

До 09.02.2024

До 09.07.2024

за потребою

ГЛУЩЕНКО О.

РЯЗАНЦЕВА Ю.

ІНДИКОВА О.

5

Участь у підготовці та проведенні засідань виконавчого комітету

Забезпечення вимог Регламенту виконавчого комітету, Положення про відділ

Постійно

ГЛУЩЕНКО О.

6

Оформлення протоколів засідань виконавчого комітету, реєстрація його рішень, розпоряджень міського голови з основної діяльності, видача їх виконавцям

Забезпечення вимог Регламенту виконавчого комітету, Положення про відділ

Постійно

ГЛУЩЕНКО О.

7

Робота з вхідною та вихідною кореспонденцією (крім нормативно-правових документів вищих органів влади, звернень депутатів, громадян, запитів на інформацію)

Забезпечення вимог Регламенту виконавчого комітету та Положення про відділ, Інструкції з діловодства, посадової інструкції старшого інспектора з питань діловодства

Постійно

ІНДИКОВА О.

РЯЗАНЦЕВА Ю.

8

Реєстрація нормативно-правових документів вищих органів влади, звернень депутатів, запитів на інформацію, передача їх на виконання працівникам

Забезпечення вимог Регламенту виконавчого комітету та Положення про відділ, Інструкції з діловодства, посадової інструкції спеціаліста І категорії

Постійно

РЯЗАНЦЕВА Ю.

ІНДИКОВА О.

9

Прийом, реєстрація звернень громадян, передача їх на виконання працівникам і технічний контроль за їх розглядом

Забезпечення вимог Регламенту виконавчого комітету та Положення про відділ, Інструкції з діловодства, посадової інструкції спеціаліста І категорії

Постійно

РЯЗАНЦЕВА Ю.

10

Прийом, реєстрація запитів на інформацію, передача їх на виконання працівникам і технічний контроль за наданням інформації

Забезпечення вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», Регламенту виконавчого комітету та Положення про відділ, Інструкції з діловодства, посадової інструкції спеціаліста І категорії

Постійно

РЯЗАНЦЕВА Ю.

11

Оприлюднення на офіційному веб-сайті міста документів, що містять публічну інформацію, проектів нормативно-правових актів, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови з основної діяльності

Забезпечення вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», Регламенту виконавчого комітету та Положення про відділ, Інструкції з діловодства

Постійно

ГЛУЩЕНКО О.

РЯЗАНЦЕВА Ю.

ІНДИКОВА О.

12

Оприлюднення на офіційному веб-сайті міста прийнятих рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови з основної діяльності

Забезпечення вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», Регламенту виконавчого комітету та Положення про відділ, Інструкції з діловодства

Протягом 5 робочих днів після підписання

ГЛУЩЕНКО О.

РЯЗАНЦЕВА Ю.

ІНДИКОВА О.

13

Забезпечення технічного контролю за виконанням контрольних документів та розгляду звернень депутатів

Забезпечення вимог Регламенту виконавчого комітету, Положення про відділ, Інструкції з діловодства, посадової інструкції спеціаліста І категорії

Постійно

РЯЗАНЦЕВА Ю. ІНДИКОВА О.

14

Перевірка стану діловодства, надання методичної допомоги з цього питання структурним підрозділам виконавчого комітету

Забезпечення вимог посадової інструкції старшого інспектора з питань діловодства

За потребою

ІНДИКОВА О.

15

Перевірка стану роботи з контрольним документами та зі зверненнями громадян і депутатів, запитами на інформацію, надання методичної допомоги з цих питань структурним підрозділам виконавчого комітету, комунальним підприємствам міста

Забезпечення вимог Регламенту виконавчого комітету, Положення про відділ, Інструкції з діловодства, посадової інструкції спеціаліста І категорії

За потребою

РЯЗАНЦЕВА Ю.

16

Проведення аналізів роботи зі зверненнями громадян, що надійшли до виконавчого комітету

Забезпечення вимог Інструкції з діловодства, посадової інструкції спеціаліста І категорії

Щомісячно,

за потребою

РЯЗАНЦЕВА Ю.

17

Підготовка звіту про кількість запитів на інформацію, що надійшли до виконавчого комітету

Забезпечення вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», Регламенту виконавчого комітету,  Положення про відділ, Інструкції з діловодства

Щомісячно,

за потребою

РЯЗАНЦЕВА Ю.

18

Навчання посадових осіб з метою усунення недоліків в роботі зі зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію

Забезпечення вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», Закону України «Про звернення громадян»

Березень,

за потребою

ГЛУЩЕНКО О.

РЯЗАНЦЕВА Ю.

ІНДИКОВА О.

19

Підготовка довідок міському голові про стан розгляду звернень громадян, що надійшли до виконавчого комітету

--//--//--//--

За потребою

РЯЗАНЦЕВА Ю.

20

Підготовка довідок міському голові про стан виконання контрольних документів

Забезпечення вимог Інструкції з діловодства, посадової інструкції спеціаліста І категорії

За потребою

РЯЗАНЦЕВА Ю.

21

Забезпечення роботи приймальної, організація особистого прийому громадян міськими головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів

Забезпечення вимог Положення про відділ, посадової інструкції спеціаліста І категорії

Постійно

ГЛУЩЕНКО О.

ДУБОВИК А.

22

Висвітлення на офіційному веб-сайті міста інформації щодо розгляду звернень громадян

Забезпечення конституційного права громадян на звернення, виконання Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про доступ до публічної інформації», вимог Регламенту виконавчого комітету та Положення про відділ

Лютий, липень

ГЛУЩЕНКО О.

РЯЗАНЦЕВА Ю.

23

Висвітлення на офіційному веб-сайті міста інформації щодо роботи з запитами на публічну інформацію, які надійшли до виконавчого комітету

Забезпечення конституційного права громадян на звернення, виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації», вимог Регламенту виконавчого комітету та Положення про відділ

Щомісяця

ГЛУЩЕНКО О.

РЯЗАНЦЕВА Ю.

24

Впровадження новітніх інформаційних технологій, забезпечення сталого функціонування комп’ютерного обладнання у структурних підрозділах виконавчого комітету, надання практичної і методичної допомоги працівникам з питань роботи та використання програмного забезпечення

Забезпечення вимог посадової інструкції інспектора з адміністрування комп’ютерних мереж

Постійно

ЛУЦЕНКО В.

25

Підготовка зведеної номенклатури справ виконавчого комітету на 2025р.

Забезпечення вимог Регламенту виконавчого комітету та Положення про відділ

Грудень 2024р.

ГЛУЩЕНКО О.

ІНДИКОВА О.

Керівники структурних підрозділів

26

Організація в установленому порядку користування архівними документами, видача архівних довідок, витягів юридичним особам і громадянам

--//--//--//--

Постійно

ГЛУЩЕНКО О.

27

Розробка перспективного плану роботи відділу на 2025 рік

--//--//--//--

Грудень 2024р.

ГЛУЩЕНКО О.

28

Виконання поточних завдань міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, що відносяться до завдань і компетенції відділу

Виконання вимог Регламенту виконавчого комітету, Положення про відділ

Протягом року

Працівники відділу