Посадова інструкція начальника відділу
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
начальника відділу кадрової, організаційної роботи
апарату виконавчого комітету Первомайської міської ради
І. Загальна частина
- Посада начальника відділу кадрової, організаційної роботи апарату виконавчого комітету Первомайської міської ради (далі начальник відділу) визначена штатним розписом виконавчого комітету Первомайської міської ради на підставі рішення 49 сесії міської ради 5 скликання від 29.07.2009р.,відповідно до Положення про відділ,затвердженого рішенням 75 сесії міської ради 6 скликання від 10.09.2015р. №1302-75/6.
- Начальник відділу призначається на посаду та звільняється з посади міським головою, відповідно до діючого законодавства.
- Підпорядковується міському голові та керуючому справами міськвиконкому.
- Начальнику відділу підпорядкований головний спеціаліст відділу кадрової, організаційної роботи апарату виконавчого комітету Первомайської міської ради.
- Начальник відділу здійснює безпосереднє керівництво діяльністю відділу і персонально відповідає за виконання покладених на відділ завдань та функцій.
- У своїй діяльності керується:
- Конституцією України;
- Законами України;
- указами і розпорядженнями Президента України;
- постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України;
- рішеннями міської ради та виконавчого комітету;
- розпорядженнями міського голови;
- положенням про відділ кадрової, організаційної роботи та внутрішньої політики;
- регламентом виконавчого комітету (далі Регламентом);
- правилами внутрішнього трудового розпорядку.
У питаннях організації і застосування методики проведення кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування відділ керується також відповідними рекомендаціями Головдержслужби, Мінпраці, Мінюсту та Пенсійного фонду України.
ІІ. Кваліфікаційні вимоги
Повна вища освіта, за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста.
Знання та вільне володіння державною мовою, навиками роботи на ПК.
Стаж роботи за фахом на державній службі, на службі в органах місцевого самоврядування не менше 3-х років або на керівних посадах в інших сферах не менше 5 років.
.ІІІ. Завдання та посадові обов’язки
3.1. Завдання та посадові обов’язки з кадрової роботи
3.1.1. Організовує підготовку та надання звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад посадових осіб, а також керівників підпорядкованих установ;
3.1.2. Організовує роботу з резервом кадрів виконавчого комітету міської ради та структурних підрозділів, а також здійснює організаційно-методичне керівництво формуванням кадрового резерву;
3.1.3. Вивчає особисті, професійні, ділові якості осіб, які претендують на зайняття посад в апараті міської ради та її виконавчих органах, попереджує їх про встановлені законодавством обмеження, пов'язані з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та проходженням служби, ознайомлює із Загальними правилами поведінки державного службовця, надає пропозиції щодо раціонального добору і розстановки кадрів в апараті міської ради та її структурних підрозділах;
3.1.4. Організовує прийом від претендентів на посади посадових осіб міської ради та її виконавчих органів відповідних документів та подає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору;
3.1.5. Вносить пропозиції міському голові щодо проведення стажування кадрів на посадах посадових осіб, готує разом з відповідними підрозділами документи для організації стажування, здійснює контроль за його проведенням;
3.1.6. Організовує підготовку матеріалів про призначення на посади та звільнення з посад працівників апарату міської ради, її виконавчих органів та керівників підпорядкованих установ;
3.1.7.Організовує роботу щодо оформлення документів про прийняття Присяги та присвоєння рангів посадовим особам, вносить про це записи до трудових книжок;
3.1.8. Здійснює контроль за обчисленням стажу роботи, державної служби та служби в органах місцевого самоврядування, здійснює контроль за своєчасним встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників апарату міської ради та виконавчого комітету;
3.1.9. Організовує роботу з підготовки документів для заохочення та нагородження працівників (пам’ятні адреси, вітальні листівки та почесні грамоти для нагородження), тощо, веде відповідний облік;
3.1.10. У межах своєї компетенції здійснює заходи для забезпечення трудової дисципліни, оформляє документи, пов'язані з проведенням службового розслідування та застосуванням заходів дисциплінарного впливу;
3.1.11. Організовує роботу з підготовки документів щодо продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування та призначення пенсій працівникам;
3.1.12. Організовує роботу, пов'язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ працівників;
3.1.13. Здійснює контроль за веденням табеля обліку робочого часу.
3.1.15. Організовує роботу щодо оформлення і видачі службових посвідчень та довідок з місця роботи працівника;
3.1.16. У межах своєї компетенції бере участь у розробленні структури апарату міської ради та виконавчих органів і штатного розпису, контролює розроблення посадових інструкцій у структурних підрозділах міської ради, та в підпорядкованих йому установах;
3.1.17. Здійснює організаційне забезпечення і бере участь у роботі атестаційної комісії та проведенні щорічної оцінки виконання посадовими особами покладених на них завдань і обов'язків, а також контролює проведення цієї роботи у структурних підрозділах;
3.1.18. Забезпечує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів, а також разом з керуючим справами міськвиконкому організує регулярне навчання працівників апарату;
3.1.19. Разом з керуючим справами міськвиконкому, юридичним відділом здійснює контроль в апараті органу виконавчої влади та підпорядкованих йому установах за дотриманням Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування",Закону України «Про запобігання корупції» та інших актів законодавства з питань кадрової роботи;
3.1.20. Організовує заходи щодо своєчасного щорічного подання посадовими особами відомостей про доходи, зобов'язання фінансового характеру та належне їм майно, в тому числі і за кордоном, щодо себе і членів своєї сім'ї (декларування доходів);
3.1.21. Проводить перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади»
3.1.22. Розглядає пропозиції, заяви, скарги громадян, надає роз'яснення, веде прийом громадян з питань, що належать до компетенції відділу;
3.1.23. Організовує роботу з підготовки контрактів з керівниками комунальних підприємств міста. Забезпечує їх зберігання.
3.1.24. Організовує підготовку річного плани роботи з кадрами, визначає щорічну та перспективну (на 5 років) потребу в кадрах, замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації посадових осіб та керівників підпорядкованих установ, забезпечує укладання відповідних угод із закладами освіти;
3.1.25. Проводить іншу роботу, пов'язану із застосуванням законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування.
3.2. Завдання та посадові обов’язки з організаційної роботи
3.2.1. Узагальнює пропозиції керівництва міської ради та її виконавчих органів, членів виконкому та формує перспективні і поточні плани роботи міськвиконкому, виносить їх проекти на розгляд та затвердження.
3.2.2. Контролює виконання перспективного та поточного планів роботи міськвиконкому.
3.2.4. Організовує підготовку та проведення засідань виконавчого комітету.
3.2.5. Організовує підготовку проектів рішень виконкому і розпоряджень міського голови з питань кадрової, організаційної й організаційно-масової роботи;
3.2.6.Організовує роботу з підготовки звіту щодо діяльності виконкому для розгляду на сесії міської ради;
3.2.7.Узагальнює пропозиції та критичні зауваження під час таких звітів, вносить на розгляд виконавчого комітету ради заходи щодо їх реалізації;
3.2.8. Приймає участь у розробці Регламенту роботи виконавчого комітету міської ради, постійно здійснює контроль за його дотриманням органами, підпорядкованими виконкому в частині повноважень відділу.
3.2.9. Організовує роботу щодо належного виконання заходів міської Програми вшанування з нагоди державних та професійних свят, ювілеїв пам’яті, за підсумками роботи та за вагомий внесок у економічний та соціальний розвиток міста.
3.2.10. Організовує роботу з підготовки проведення нарад, семінарів, що організовує виконком, інших загальноміських масових заходів.
3.2.11. Аналізує, узагальнює та готує інформацію про виконання делегованих повноважень органів виконавчої влади.
3.2.12. Організовує своєчасне вручення державних нагород та посвідчень до них. Складає протоколи про вручення нагород. Веде облік нагороджених та виданих нагород і посвідчень до них.
3.2.13. Приймає участь у підготовці та проведенні виборів та референдумів усіх рівнів згідно законодавства про вибори.
3.2.14. Організує роботу з підготовки документів для нагородження державними нагородами та відзнаками
3.2.15. Готує питання, що стосуються діяльності відділу, для розгляду на засіданні виконкому
3.2.16. Отримує від відділів і управлінь виконкому міської ради, підприємств, закладів і організацій матеріали, необхідні для підготовки проектів рішень, що стосуються діяльності відділу.
3.2.17. Бере участь у нарадах та інших заходах з питань організаційної роботи.
3.2.18. Співпрацює з засобами масової інформації з метою придання гласності діяльності виконкому
ІV. Права
4.1. Одержувати в установленому порядку від посадових осіб виконавчих органів міської ради документи, необхідні для виконання функцій, покладених на відділ.
4.2. Повертати посадовим особам апарату ради та її виконавчих органів, керівникам підприємств, установ і організацій, громадянам, громадським організаціям документи, подані з порушенням вимог Регламенту та діючого законодавства.
4.3. Залучати до участі в проведенні кадрової, організаційної роботи та з питань внутрішньої політики працівників виконавчих органів.
4.4. Перевіряти і контролювати в апараті міської ради та її виконавчих органах дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування;
4.5. Замовляти і одержувати нормативні акти, документи, друковані видання літературу, оргтехніку, канцелярське приладдя, папір та інше необхідне для виконання завдань і функцій відділу.
4.6. Вносити міському голові пропозиції з питань удосконалення кадрової, організаційної роботи, підвищення ефективності служби в органах місцевого самоврядування та з питань внутрішньої політики.
4.7. Має право на оплату праці у відповідності з займаною посадою, рангом, якістю, досвідом та стажем роботи.
4.8. Має право на просування по службі відповідно до професійної освіти, результатів роботи та атестації.
4.9. Має право на безпечні та необхідні для високопродуктивної роботи умови праці.
4.10. Має право на соціальний та правовий захист.
V. Відповідальність
Начальник відділу несе відповідальність за неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, норм етики поведінки посадової особи та обмежень, пов’язаних з проходженням служби в органах місцевого самоврядування відповідно до діючого законодавства.
VІ. Тимчасове заміщення.
Начальника відділу заміщує на час відсутності з поважних причин (відпустка, хвороба, навчання тощо) головний спеціаліст відділу.
VІІ. Порядок внесення змін і скасувань посадової інструкції.
Посадова інструкція може бути переглянута чи скасована міським головою при зміні завдань і обов’язків начальника відділу або змін щодо Положення про відділ, структури апарату виконавчого комітету міської ради.
Перший заступник міського голови М.В. Потапов
З посадовою інструкцією ознайомлений:
начальник відділу кадрової,
організаційної роботи О.В. Тиркіна
